Пример для составления отчёта по гранту

Грант – это деньги, выделяемые разными фондами лицам физическим и юридическим для выполнения своих конкретных целей, например, проведение каких-то научных изысканий, написание и выпуск книг, реализация социально-значимых проектов и многие другие. Получить грант может любой человек или даже группа лиц, выдать его могут также индивидуальным предпринимателям и даже безработным.

Из практики можно заключить, что основную сложность для получателей представляет даже не сам процесс сбора и оформления требуемой документации, а своевременное и правильное ведение учёта, который впоследствии непременно потребуется для того, чтобы в полном объёме отчитаться перед фондом. Конечно, образец заполнения можно взять в организации или найти на её сайте, но вот подтверждающие документы придётся собирать самостоятельно.

В соответствии с согласованными обязательствами пользователи гранта обязаны своевременно сообщать о своей хозяйственной деятельности, то есть показывать грантодателю, на что расходуются полученные средства. В этой статье будет представлен отчёт по гранту, его пример. Всего их несколько: около двух промежуточных и один окончательный. Образец и последовательность действий даются ниже, где наглядно показано, что и как нужно делать.

Этапы и структура отчётности

С какой периодичностью придётся докладывать о расходовании гранта, должно быть указано в договоре с фондом. Обычно это происходит в три этапа, между которыми должен быть выдержан необходимый промежуток времени. В качестве приложения также дается список и образец всей нужной документации.

1. Первый этап часто включает в себя какие-то предварительные расходы, без которых невозможно дальнейшее выполнение поставленных задач. Например, это может быть регистрация своего личного бизнеса. Поэтому потребуется показать, что было сделано, а также на что была потрачена часть гранта. Образец заполнения можно попросить у грантодателя.
2. Второй — символизирует начало самой работы. Если необходимо получить лицензию или снять помещение, то в течение трёх месяцев обязательно предоставьте в фонд чеки о таких расходах. Следует помнить, что предоставляемая субсидия предусматривает четверть от всей суммы на такие расходы.
3. По плану третий этап подразумевает уже приобретение оборудования или материальных средств, которые потребуются в дальнейшем для достижения поставленной цели. Как правило, такие статьи затрат отмечаются в смете, поэтому все получаемые чеки следует хранить и обязательно прикладывать, как подтверждение об успешном и правильном осваивании выделенного гранта.
4. Сроки и порядок подачи документации, а также количество этапов может отличаться от описанных в статье. Всё зависит от конкретного региона, где будет получаться грант. Эта информация в обязательном порядке оговаривается в контракте. Форма составления также регулируется законодательством локального уровня, поэтому образец всегда можно взять из приказов и постановлений.

Всего существует два вида отчётности:

• Промежуточная;
• Итоговая.

Промежуточные сведения необходимы фонду, чтобы иметь оперативные данные о продвижении вашего бизнес-проекта: на какой стадии он находится, какие меры были приняты для его выполнения, что необходимо ещё сделать, чего не хватает и многое другое, предусмотренное пунктами соглашения.

Объём итоговой информации в последнем отчёте будет сильно отличаться, так как он подается уже в самом конце и описывает весь спектр проделанных работ. Структура отчёта здесь такая же. Образец для заполнения всегда можно получить в самой организации. Пример отчёта дается ниже.

Шапка формы содержит следующую информацию:

• Организация грантополучателя (её полное название);
• Название проекта, на который предполагается потратить грант;
• Номер самого гранта;
• Продолжительность действия гранта;
• Отчётный период, за который подаются данные;
• Контактная информация грантополучателя.

Далее уже следует аналитическая часть. Подаётся она в свободной форме, в которой:

• Вкратце расскажите о реализации проекта с датами и местом проведения, о поставленных задачах;
• Вкратце расскажите об организациях-партнерах, их помощи, роли, денежном и материальном вкладе;
• Предоставьте список людей, принимавших участие в бизнес-проекте;
• Опишите программу всех проведенных мероприятий;
• Приложите фотографии;
• Подведите итоги и укажите на достигнутые результаты;
• Предложите новые идеи, дайте рекомендации, которые в дальнейшем будут очень полезными;
• Подробно изложите обо всех событиях, имеющих отношение к делу;
• Добавьте цитаты;
• Предоставьте необходимую стенографию, записи аудио и видео;
• Сделайте выписки из средств массовой информации. Печатные формы изданий предоставьте в виде ксерокопий, какие-то публикации на радио, телевидении или в интернете укажите в виде ссылок. Архивы для компьютеров и базы данных подавайте на съёмных носителях. Остальные сведения подавайте в виде ссылок.
• Если в план вносились изменения, то их тоже покажите, при этом, снабдите каждый пункт пояснениями. Опишите, какие ставились цели и задачи, а также какая выгода получена;
• Указывайте только ту деятельность, которая выполнялась в рамках проекта. Если необходимо указать весь объём работ, то это следует сделать в отдельных графах «Дополнительная информация». (См. образец);
• Покажите больше положительных моментов.

В окончательном варианте следует указывать те же данные, но только в обобщенном виде.

Образец составления отчёта о получении целевого гранта

Отчёт (образец)
о целевом использовании денежных средств, в том числе бюджетных,
представленных по Договору № __ о предоставлении гранта от (дата получения денег)
_____________________(полное название организации, намеревающейся получить грант)
___________________________наименование мероприятия или бизнес-проекта, на которые запрашивается грант)

Общая информация:
Здесь необходимо дать краткую справку о проекте, какие мероприятия проводились, их название, наименование самого проекта и даты.

Реквизиты самой организации-грантополучателя.

Общее представление участников проекта.

Подробный рассказ о бизнес-проекте, его содержание и какие получены результаты, подведение итогов.

Как это освещалось в СМИ

Что конкретно было опубликовано в средствах массовой информации. Образец оформления можно найти в интернете или попросить у грантодателя.

Приложения к отчёту

Здесь приложите все данные, которые имеются на съемных носителях, ксерокопии докладов, выступлений, записи аудио и видео.

Финансовые расходы

• Сколько было получено всего за период;
• Сколько денег было израсходовано;
• Сколько осталось денег от полученного гранта.

Заключение

Многих грантополучателей больше пугает даже не сам факт сбора всей необходимой документации, сколько правильный учёт и своевременная подача всей необходимой отчётности. В этой статье дается краткая инструкция для людей, которые впервые получили грант и не знают, как правильно отчитаться перед фондом. Здесь же представлен наглядный образец, который поможет правильно оформить свои отчёты.