Стандарт P2M: причины популярности японского стандарта в мире

Стандарт P2M был создан в Японии в 2001 году как национальный стандарт по управлению проектами. Он вобрал в себя опыт японских корпораций, успешно переживших последствия экономического кризиса в стране в 80-90-е годы XX века. В конце XX века Япония стала ориентироваться на развитие инновационных технологий в производстве. В стране открывались новые перспективные отрасли, финансировалась сфера НИОКР, возросло производство продукции с высокой добавленной стоимостью. Для непрерывного создания инновационных продуктов и услуг корпорациям нужна была новая система по управлению проектами, которая позволила бы реализовать нововведения наиболее эффективно.

Такой системой стал стандарт P2M – Project and Program Management («управление проектами и программами»). Его философия оказалась настолько действенной, что стандарт переняли многие крупные иностранные корпорации. Более того, некоторые страны (Япония, Украина) ведут свою внутреннюю и внешнюю политику, ориентируясь на стандарт P2M.

Сущность P2M

Обычно проект в описаниях стандартов определяется как совокупность действий, ведущих к созданию продукта или услуги в условиях ограниченности временных, человеческих и материальных ресурсов. На создание продукта нацелен, например, стандарт, созданный Британской торговой палатой (The Office of Government Commerce, или OGC): PRINCE2 TM (Projects in Controlled Environments – «проекты в контролируемой среде»). Его целью является создание продукта за определённое время на основании чётких регламентов в контролируемой среде.

Новаторство японской системы состояло в том, что целью стал не продукт, а ценность, которую он приносил корпорации и то, как он улучшал состояние компании и общества.

Не всегда создание нового продукта приносит компании прибыль или улучшает её благосостояние. Однако при использовании стандарта P2M так получиться не может: все участники проекта, создавая новшество, должны ориентироваться на его миссию, на ценность, которую он принесёт компании.

Основа методологии стандарта – трилемма Complexity, Value and Resistance: сложность, ценность и сопротивление. Проекты в работе должны:

• Быть сложными и стратегически связанными друг с другом;
• Приносить компании ценность;
• Реализоваться вопреки сопротивлению внешней среды.

Стандарт P2M призван помочь компаниям работать в условиях нестабильной и неблагоприятной окружающей среды (политические и экономические кризисы, природные бедствия, материальные потери). Одно из основных качеств, присущих успешным компаниям согласно стандарту – гибкость, приспособляемость к изменениям.

В результате применения стандарта формируется быстрая, гибкая, инновационная экономика, в основе которой лежат знания и новаторские идеи. Появляется большое количество рабочих мест для работников умственного труда, развиваются технологически сложные отрасли.

Графическое представление стандарта P2M

Стандарт P2M обычно изображается в виде башни, в основании которой лежат 11 сегментов проектного управления (управление стратегиями, системами, целями, рисками, отношениями, финансами, организацией, ресурсами, информацией, коммуникацией и ценностью). Над сегментами находится проектное управление, которое реализует один инновационный продукт; над ними – программное управление, состоящее из нескольких проектов. На уровне программы происходит формулирование миссии, управление архитектурой и стратегией программы, ценностью инновационного продукта. И на вершине башни находится миссия всей программы.

Для достижения миссии необходима стратегическая работа со всеми «этажами» башни. Менеджер всегда должен ориентироваться на ценность, к которой стремится проект. Движение на всех этапах может происходить как вверх, так и вниз: от сегментов к программе, а дальше к миссии, и наоборот.

Основные принципы P2M

Основные принципы P2M изложены в руководстве по управлению проектами и программами для внедрения инноваций на предприятиях («the guidebook for project and program management for enterprise innovation»), выпущенном ассоциацией проектного менеджмента Японии (Project Management Association of Japan, или PMAJ):

1. В основе инновации и её реализации лежит миссия – глобальная цель, ради которой создавался инновационный продукт.
2. В результате должен получиться уникальный продукт, приносящий выгоду заинтересованным лицам, а также улучшающий внешнюю среду (общество) и внутреннюю среду компании.
3. Действия участников команды должны быть взаимосвязанными.
4. Важнейшую роль в реализации программ играют менеджеры, которые должны иметь стратегическое мышление, навыки к планированию, обладать системными знаниями и быть нацеленными на достижение результата.
5. Обязательно наличие ментального пространства для всех участников команды (в Японии это пространство называется «Ба» — платформа), в котором идет постоянное взаимодействие и обмен идеями.
6. Оценка ценности продукта и разработка альтернативных методов решений должна идти постоянно, чтобы в условиях изменяющейся среды план непрерывно развивался в заданном ключе, и программа двигалась к цели.

Порядок принятия решений P2M

По стандарту P2M миссия обязательно должна быть реализована, несмотря на быстрые изменения в окружающей среде.

Рабочий процесс включает в себя:

• Предсказание изменений в окружающей среде (разработка сценариев);
• Определение стратегии создания инновации;
• Оценка промежуточных итогов и анализ разницы между планом и фактом;
• Разработка и оценка альтернативных планов, которые позволят не отклоняться от миссии;
• Выбор наиболее эффективного плана.

При принятии решений используются методы качественного и количественного анализа для оценки данных, предоставленных специалистами. Применяются данные анализа эффективности затрат, финансовых потоков, SWOT-анализ и коэффициент окупаемости капиталовложений. Информация, которая предоставляется менеджерами, должна быть достоверной, иначе планирование не будет качественным.

Важная роль отводится критериям оценки планов и результатов реализации. Критерии должны быть согласованы между всеми участниками команды, прозрачны и единообразны, чтобы от реализации уникального продукта в итоге выиграла вся компания, а не отдельный департамент. Для оценки успешности действий сравнивается выгода, полученная от результата, и понесённые затраты.

Методы моделирования P2M

Метод, использующийся в стандарте P2M при создании инновационного решения – моделирование сценариев. Каждое нововведение начинается с определения его миссии. Для этого используется метод 6W1H (Who, What, When, Why, How, Which and Whom). При описании миссии команда отвечает на вопросы:

1. Кто менеджер программы?
2. Что будет главной проблемой и ее решением?
3. Когда будет начало и окончание программы?
4. Почему она создаётся?
5. Как она будет реализована?
6. Который из планов будет реализован?
7. Кому будет выгоден результат?

После определения программной миссии анализируется контекст реализации (внутренняя и внешняя среда, возможные проблемы), определяются стратегические направления, сильные и слабые стороны. Перед группой ставятся цели и задачи. Разрабатываются альтернативные планы на случай изменений первоначальных условий.

Команда создаёт портфель проектов и разрабатывает их сценарии. Модель включает в себя вход, рабочий процесс и выход. На ход процесса влияют ограничения и раздражители, а также цикл управления внутри компании. Основой процесса в модели являются знания, инструменты анализа и оценки, а также оценочные данные. Чтобы избежать неопределённости, миссия должна быть представлена несколькими сценариями с альтернативным развитием событий. В процессе реализации получаемые результаты оцениваются и, при необходимости, выбираются альтернативные пути развития.

Сертификация по стандарту P2M

Стандарт P2M считает человеческий капитал важным ресурсом для реализации инновации. Профессионал, способный реализовать проект с высокой добавленной стоимостью, должен иметь глубокие систематические знания, практический опыт, обладать профессиональными качествами и этикой. Согласно стандарту P2M менеджеры проектов постоянно улучшают свои навыки, непрерывно обучаясь и применяя знания на практике. Они ориентированы на выполнение миссии, обладают системным мышлением, стратегически оценивают обстановку. Вопросы менеджеры решают с точки зрения выгоды корпорации и общества, и смотрят на ситуацию в целом, а не устраняют отдельные проблемы.

Менеджеры проекта имеют возможность получить один из 3 сертификатов о соответствии стандарту P2M. Низшая ступень сертификации – специалист по управлению проектами. Её получают те, кто овладел теоретическими знаниями по стандарту. На второй ступени находятся проектные менеджеры. Эти сертификаты получают те, кто имеет теоретические знания и получил практический опыт хотя бы в одном проекте. Высшая ступень – архитектор. Чтобы стать архитектором, необходимо пройти ступень менеджера и иметь обширный практический опыт (предполагается участие хотя бы в 3 проектах). Для получения степени специалиста сдается письменный экзамен. Для второй и третьей степени соискатель представляет доклад и проходит устное собеседование. Все сертификаты выдаются на 5 лет. По прошествии этого срока придётся снова сдавать экзамен.

Роли и их компетенции

При работе над воплощением идеи лидер и участники команды работают в едином ментальном пространстве («Ба», или платформа). Лидер команды направляет рабочую группу в правильном направлении, помогает участникам понять основную идею работы и её миссию. В зоне ответственности лидера находится решение проблем, возникающих в ходе рабочего процесса.

Эффективность группы достигается присутствием в ней профессионалов со всех областей. Так обеспечивается взгляд на проблемы со всех точек зрения, что определяется стандартом как холистическое видение. Компетенции, которые требуются для достижения ценности и создания нового продукта:

• Осознание миссии программы;
• Наличие новаторских идей;
• Стратегическое мышление;
• Координаторские способности;
• Ориентированность на результат;
• Навыки взаимоотношений;
• Способность укладываться в заданные сроки.

Люди, которые в полной мере обладают такими компетенциями, способны стать лидерами группы.

Стандарт P2M – один из наиболее эффективных стандартов по управлению проектами, позволяющий воплотить новаторские идеи в реальность. Главное отличие P2M от других стандартов – ориентация на создание не продукта, а ценности, которую он принесёт заинтересованным лицам, компании и всему обществу. В стандарте чётко расписаны роли всех участников команды; разработана система сертификации менеджеров. По условиям стандарта менеджеры постоянно взаимодействуют друг с другом в едином ментальном пространстве, рассматривая проект с разных точек зрения.