Бизнес ассистент — незаменимый сотрудник, работа которого влияет на эффективность и производительность руководителя. Он обязуется выполнять широкий спектр функций — это делает его фактически вторым по важности сотрудником фирмы.
У каждого директора свои требования к помощнику, но существует константа — ассистент должен проявлять надежность, преданность, ответственность, организованность.
Руководитель должен полностью доверять своей «правой руке», поскольку помощник владеет уникальной информацией, которую можно применить не во благо компании.
Зачем нужен бизнес-ассистент?
Личный ассистент нужен для исполнения обязанностей секретаря или заместителя директора. Он корректирует календарный график начальника, его время, ведет документацию. Такой сотрудник требуется также для помощи в поддержке деловых взаимодействий с другими компаниями.
Потребность в персональном помощнике выражается в необходимости рационально планировать время руководителя, креативно подходить к бытовым и нестандартным проблемам фирмы. Заместитель босса — связующая часть компании с внешним миром. Он не только управляет потоком информации, но и улучшает производительность директора.
Что должен уметь?
Чтобы бизнес ассистент соответствовал высокому уровню босса, он должен не только придерживаться должностной инструкции, но и иметь определенные навыки, характерологические качества. Здесь важен специфический склад личности, особый тип темперамента. Работа предполагает следующие навыки:
- умение работать с документацией;
- умение планировать время (свое и директора);
- организационные навыки;
- знания финансовой системы, математические навыки;
- поддержка деловых контактов;
- знание языков – часто ассистент одновременно и переводчик;
- работа заместителем директора и офис-менеджером.
Полный список функций бизнес ассистента этими пунктами не оканчивается. Личный помощник вникает в организацию деловых встреч, совещаний, переговоров, оформляет презентации, ведет протоколы. Командировки руководителя также в сфере деятельности его «правой руки». Другие обязанности — контролировать деятельность водителей, курьеров, делать покупки для мероприятий, следить за жизнеобеспечением кабинета босса.
Справочно! В задачи такого специалиста входят как поручения в сфере бизнеса, так и личные поручения руководителя, специфические текущие события и будущие планы.
Требования к персональному ассистенту
Требования зависят от конкретных задач, которые ставит руководитель. Помощник может быть как полностью погружен в деловые события компании, так и наниматься для личных поручений. Для одного руководителя не играет роли наличие высшего образования, а другой его требует в первую очередь.
Обобщенно требования выглядят следующим образом:
- высшее образование, желателен красный диплом очного отделения;
- стаж работы на аналогичной должности;
- знание нескольких языков;
- экстравертность, умение идти на контакт;
- возможность уезжать в командировки;
- готовность к неточному графику работы;
- определенные черты характера;
- культура, грамотная речь.
Для результативной работы желательна психологическая совместимость с директором. Среди личностных черт выигрышными становятся: умение хранить информацию, преданность боссу и фирме, исполнительность, коммуникабельность.
Некоторые руководители учитывают фактор возраста и внешности — в предпочтении лица до 35 лет без ярких элементов одежды, косметики. Чрезмерная экстравагантность во внешнем виде комично воспринимается в серьезных заседаниях.
Для того чтобы выработать необходимые качества и умения, стоит обратиться в школу подготовки бизнес ассистентов.
Важно! Приветствуется высокий уровень эрудиции персонального ассистента. Он должен уметь поддержать разговор, который не относится напрямую к делам компании.
Как проходить собеседование?
Выходя на контакт с кадровым агентством, нужно иметь в виду, что с первых секунд знакомства уже происходит оценка будущего сотрудника.
Для выявления определенных качеств характера кандидата тестируют методиками, психологическими опросниками. Это важно для понимания того, сможет ли человек справиться с этой должностью, найдет ли общий язык с руководителем.
Важно! Все цели бизнес ассистента не поддаются конкретизации и полному описанию на собеседовании. Важно быть готовым к непредсказуемости.
Перед собеседованием рекомендуется тщательно изучить особенности данной фирмы и ее директора, поискать интервью. Следует обдумать небольшой рассказ о себе, о своем семейном и профессиональном положении. Успешность собеседования зависит от умения себя подать.
Не рекомендуется по пунктам излагать все свои преимущества и функции — это все уже имеется в резюме. Лучше сказать о том, какие плюсы благодаря вам может получить компания и руководитель. Подчеркивайте победы на предыдущей должности, расскажите о своих достижениях.
Плюсом будет короткий рассказ о причинах ухода с прежней должности. Следует припомнить те проблемные ситуации, в которых вы проявили свои лучшие черты.
Типичными ошибками на собеседования являются негативные отклики о предыдущем руководителе, опоздание или сленговая речь. Минусом служит также рассеянность, отсутствие внимательности.
Востребованность
Практически у каждого руководителя есть персональный помощник. Чем серьезнее цели компании, тем больше она нуждается в таком специалисте. Несмотря на это, вакансия предполагает большое число желающих кандидатов. Поэтому от конкуренции уйти не получится.
Кандидат на эту должность обязан обладать навыками организатора мероприятий, быть стрессоустойчивым, заниматься саморазвитием.
Повысить шанс получения этой должности смогут познания различных дисциплин — не только математических, но и психологических. В приоритете знание этикета, быстрые реакции.
Зарплата и перспективы
Зарплата зависит от территориальных особенностей (конкретного города, страны), конкретной компании, диапазона полномочий. В России помощнику директора платят от $900 до $5500. Чем больше цифра – тем многочисленней задачи персонального ассистента.
Карьерный рост происходит по двум направлениям. Первое — линейное, продвижение внутри компании. Через несколько лет работы личным помощником, можно добиться должности менеджера по работе с клиентурой или уйти в сферу маркетинга.
Второе направление — вертикальное. Со временем можно занять должность заместителя своего директора, расширив свои полномочия.
Удаленные бизнес ассистенты
Удаленный ассистент не поручается выполнять личные задачи руководителя — он популяризирует и рекламирует фирму. Среди задач — ведение переписки с клиентами, планирование деятельности подрядчиков, должность администратора в социальных сетях, подготовка материалов для презентации. Здесь важен высокий уровень самоконтроля, умение организовать свое рабочее время.
В сети есть немало направлений удаленного бизнеса. Это онлайн-магазины, сайты, паблики, блоги и пр. Владельцу интернет-сервиса также требуется «правая рука» — человек, который будет брать на себя дизайнерские, маркетинговые задачи.
Удаленный бизнес ассистент должен:
- обладать навыками работы в офисных программах;
- иметь грамотную русскую речь;
- обладать опытом копирайтинга;
- уметь работать в социальных сетях, понимать их закономерности.
В зависимости от компании, иногда требуется умение составлять лендинги (посадочные страницы), навык монтажа видеороликов, понимание в сфере аналитики сайтов.
Удаленному помощнику далеко не всегда нужно иметь высшее образование. Главное — это опыт и результаты деятельности.
Описываемая профессия далеко продвинулась от простой должности секретаря. На данный момент ассистент — это серьезный сотрудник, обладающий высокими знаниями и умениями.
Работа персонального помощника динамична, ответственна. Но она открывает широкие горизонты развития, перспектива зависит лишь от усилий и желания.
